O Excel é um editor de planilha capaz de armazenar uma quantidade enorme de dados e resolver problemas matemáticos complexos. Surgiu no final dos anos 1980 e se popularizou na década seguinte, facilitando a vida de diversos departamentos financeiros.
Nos anos 2000, a implantação de uma nova linguagem de programação (VBA) permitiu automatizar diversos processos. Por isso, o Excel se tornou uma relevante ferramenta de gestão.
Para realização de processos simples e rotineiros, o Excel funciona muito bem e por isso ainda é usado em muitas empresas, de pequenas a grandes corporações. No entanto, quando a tarefa é complexa, como gerir um portfólio de energia, uma pequena falha pode resultar em prejuízos contábeis, financeiros e de reputação muitas vezes irreparáveis para sua companhia.
Confira 3 erros catastróficos causados pela gestão de processos no Excel
1 – Um pequeno erro em uma planilha pode virar um prejuízo milionário
Em 2005, a gigante de filmes fotográficos Kodak teve que fazer uma ginástica linguística para esconder dos investidores um erro em uma planilha. A empresa fez um comunicado ao mercado adicionando um prejuízo de US$ 9 milhões alegando ajuste de custos, quando na verdade houve um erro em uma planilha que resultou em uma provisão de pagamento de indenização no valor de US$ 11 milhões para um funcionário. O erro foi corrigido, porém as ações da empresa perderam valor de mercado.
2 – Inconsistência nos dados podem levar a decisões erradas
Em 2020, um erro no formato de importação de um arquivo de Excel fez o serviço de saúde do Reino Unido subnotificar milhares de pessoas contaminadas pela Covid-19. Os dados foram coletados por empresas privadas contratadas pelo governo britânico e enviadas em formato de planilha para os administradores públicos. As informações seriam utilizadas para medir a velocidade de contágio da doença e detectar caminhos de propagação.
No entanto, o formato do “arquivo legado” foi exportado em XLS, que está obsoleto desde 2007, limitado a 65 mil linhas de dados, muito abaixo dos 1,048 milhão de linhas que comportam o software hoje. Dessa forma, foram reportados apenas 1.400 casos. O erro persistiu por oito dias sem que ninguém tivesse percebido.
3 – Planilhas são passíveis de erro humano
Em 2003, a companhia de energia elétrica canadense TransAlta perdeu US$ 24 milhões em contratos de linhas de transmissão, equivalente a 10% do lucro de toda empresa naquele ano. O erro foi causado por uma falha humana ao utilizar o famoso comando de copiar e colar (CTRL+C/V).
Durante um leilão de projeto de transmissão, ao copiar os valores de uma planilha, um funcionário inverteu as colunas, resultando em lances altos para projetos com baixa atratividade econômica e lances baixos para os projetos que realmente a companhia tinha interesse.
Na economia moderna, onde a inovação e a tecnologia atuam como fortes geradores de vantagens competitivas, a assertividade na escolha das soluções que atenderão os processos internos pode determinar o futuro dos negócios, uma vez que evitarão erros como os citados acima.
No setor de energia, existem soluções de gerenciamento de risco, geração e comercialização de energia e gestão de consumidores livres, também conhecido pela sigla em inglês ETRM. Esse tipo de software substitui planilhas fornecendo um formato de gestão de contratos customizado, eficiente, seguro, automatizado, com acesso a métricas e projeções de cenários para a melhor a tomada de decisão.
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