No cerne de qualquer organização empresarial está o objetivo principal: resolver os problemas do cliente para gerar receita. Nesse sentido, ter uma gestão de contas eficaz é fundamental, pois contribui na construção de relações comerciais saudáveis e duradouras.
Contudo, essa tarefa nem sempre é fácil. No setor energético, por exemplo, esse é um imenso desafio, dado o grande volume de clientes, cada um com demandas e características únicas, que precisa ser administrado de forma eficaz pelas comercializadoras.
Quando isso não é feito, podem surgir problemas, como:
- erro de faturamento;
- problemas de comunicação;
- não atendimento da demanda.
Tudo isso cria atritos no relacionamento que podem culminar na perda de contrato.
Com o auxílio da tecnologia, as empresas podem usar ferramentas avançadas de gestão de contas, que possibilitam administrar essas informações em uma plataforma unificada e estratégica. A seguir, você poderá conhecer as vantagens dessa abordagem!
Informações cruciais para acompanhar diariamente
No setor de energia, para ter uma gestão de contas eficaz, as comercializadoras precisam acompanhar várias informações rotineiramente, as quais são cruciais para saúde do projeto.
Dentre elas, vale destacar:
- sazonalidade;
- fluxo de caixa;
- logs de ações;
- balanço energético;
- projeções de consumo e economia.
Por muito tempo, as empresas do setor energético não contavam com sistemas de gestão de contas que oferecessem funcionalidades para acompanhar todos esses dados por isso, precisavam recorrer ao uso de planilhas descentralizadas.
Vantagens da gestão de contas centralizada
Como mencionado, o uso de planilhas eletrônicas é a saída encontrada por muitas comercializadoras de energia para gerir suas contas.
Apesar de funcional, essa solução deixa a desejar em muitos aspectos e, frequentemente, é a fonte de problemas.
Vale ressaltar que as planilhas eletrônicas não foram desenvolvidas com o intuito de ser ferramentas de gestão e, como tal, carecem de recursos como geração de relatório e processos automáticos de compilação de informações.
Como em planilhas, tudo precisa ser feito manualmente, aumenta as chances de erros. Além disso, com muitas pessoas editando o mesmo arquivo, existe o risco de conflito ou duplicação de informações, alterações indevidas e problemas nas fórmulas.
Soma-se a isso o fato que, devido às limitações da ferramenta, é necessário criar diferentes arquivos para cada cliente. Isso torna o acesso às informações trabalhoso, demandando esforços para formatação e outros problemas.
A gestão de contas em planilhas dificulta tanto a visão de todas as informações cruciais dos clientes de forma consolidada quanto a atualização dos dados, que precisam ser feitas manualmente. Isso pode conduzir a decisões equivocadas, baseadas em indicadores desconexos ou desatualizados.
Por outro lado, o gerenciamento de contas centralizado oferece inúmeras vantagens. Veja, a seguir, algumas delas.
Agilidade na obtenção de informações
O uso de sistemas para gerir contas informatizados, desenvolvidos para o segmento de energia, permite que os gestores visualizem informações cruciais de cada cliente com apenas alguns cliques.
Além disso, as melhores soluções integram diferentes áreas da empresa e plataformas como a da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) e do Balcão Brasileiro de Comercialização de Energia (BBCE).
Assim, as empresas têm informações ágeis e atualizadas para tomar decisões embasadas em relação aos seus clientes.
Controle de acessos
Os softwares de gestão de contas possibilitam o controle do acesso aos dados de clientes de maneira eficaz pelas configurações dos usuários, garantindo mais segurança ao impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a informações sensíveis dos consumidores.
As planilhas eletrônicas, no que lhe concerne, não oferecem recursos tão aprimorados. Ao permitir que um usuário tenha acesso a determinado arquivo, ele pode acessar diversas informações dos clientes, o que pode comprometer a segurança.
E, as planilhas podem ser facilmente compartilhadas, inclusive com pessoas de fora da organização. Isso pode gerar problemas como vazamento de dados, impactando a imagem e a credibilidade da marca.
Tomada de decisões embasadas
Sistemas de gerenciamento de contas eficientes contam com ferramentas de Business Intelligence (BI) integradas para análises e relatórios personalizados.
Além disso, como já mencionado, as melhores soluções contam com integração com diferentes departamentos e plataformas, como CCEE e BBCE. Isso permite que os gestores tenham informações atualizadas, tanto internas quanto externas, favorecendo a tomada de decisões acertadas.
Redução de erros
O uso de software para gerir contas permite uma visão unificada de todas as informações dos clientes, integração entre diferentes departamentos e automação de processos.
Isso reduz drasticamente o volume de atividades manuais, o que contribui para redução de erros.
Mais foco na gestão
Com todas as informações em um único lugar, é possível gerar relatórios customizados de forma simples e ágil.
Assim, os gestores não precisam perder tempo localizando dados em diferentes planilhas e podem dedicar seu tempo às atividades de análise e gestão.
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